Términos y condiciones.

Qué es ZIFRO y a quién aplican estos términos

1.1ZIFRO S.A.S. («ZIFRO», «nosotros») ofrece agentes de inteligencia artificial para WhatsApp: una IA que atiende tu línea con tus precios, tus horarios y tu forma de hablar, junto con una bandeja de conversaciones, calendario de citas, flujos de envío de archivos, el asistente Ziff para reuniones y recordatorios con IA.

1.2Estos términos son el contrato entre tú («el Cliente») y ZIFRO. Los aceptas al crear tu cuenta, firmar una propuesta o usar el servicio, lo que ocurra primero. Si contratas en nombre de una empresa, declaras que puedes obligarla.

1.3Debes ser mayor de 18 años. Llamamos «Contactos» a las personas que escriben a tu WhatsApp y con quienes la IA conversa en tu nombre. Si firmamos un contrato aparte, ese contrato manda en lo que contradiga estos términos.

Cliente

Quien contrata ZIFRO y acepta estos términos.

Contacto

Persona que escribe a tu WhatsApp y habla con la IA.

IA

Agente que responde en tu nombre con tus datos.

Ziff

Asistente que entra a tus reuniones, toma notas y resume.

Coexistencia

Tu app de WhatsApp Business y la IA en el mismo número.

Plantilla

Mensaje preaprobado por Meta para iniciar conversaciones.

Ciclo

Periodo mensual que ya pagaste y que se usa completo.

Encargado

ZIFRO tratando datos de tus Contactos por tu cuenta.

El servicio y los límites de la IA

2.1La IA responde con la información que tú nos das: precios, horarios, políticas y tono. También consulta tu disponibilidad, propone horarios, crea citas, envía archivos por flujos y clasifica a tus Contactos por etapas.

2.2La IA puede equivocarse. Tú defines qué puede responder y cuándo debe pasarte el chat. Puedes intervenir en cualquier conversación y apagarla por chat o en toda la cuenta.

2.3La IA no diagnostica, no da asesoría médica, legal ni financiera, y no debe tomar decisiones con efectos legales sobre personas sin revisión humana. Si tu normativa lo exige, debes avisar a tus Contactos que hablan con una IA; puedes incluirlo en el saludo.

2.4Podemos mejorar, cambiar o retirar funciones. Si retiramos una función esencial de tu plan, te avisamos con 30 días de anticipación.

Tu número, Meta y la coexistencia

3.1ZIFRO es partner de Meta y conecta tu número por la plataforma oficial de WhatsApp Business, con los permisos que Meta otorga. Tu número y tu cuenta son tuyos: la conexión se hace con tu autorización y puedes desconectarla cuando quieras.

3.2Con la coexistencia sigues usando la app de WhatsApp Business en tu celular mientras la IA responde en ese mismo número.

3.3Meta puede cambiar sus reglas, tarifas o límites, y aprobar o rechazar plantillas y cuentas. Son decisiones suyas: te ayudamos a cumplirlas, pero no podemos garantizarlas.

3.4Cuida tus credenciales y la actividad de tu equipo. Si sospechas un acceso no autorizado, avísanos de inmediato.

Uso aceptable

4.1Si incumples estas reglas podemos suspender la cuenta para proteger tu número, a tus Contactos y al servicio. Cuando sea posible, te avisamos antes.

Planes, precios y pagos

5.1El plan y su precio están en tu propuesta o en tu cuenta, en pesos colombianos (COP). El IVA y otros impuestos se suman cuando apliquen, y emitimos factura electrónica.

5.2Si superas el uso incluido en tu plan, te avisamos antes de cobrar algo extra. Avisamos cualquier cambio de precio con 30 días de anticipación y aplica desde el siguiente ciclo.

5.3Si un pago no llega, te escribimos. Tras 10 días de mora podemos suspender el servicio, y lo reactivamos al ponerte al día. Se causan intereses de mora a la tasa máxima legal vigente.

5.4Garantía de 7 días: si en la primera semana el servicio no funciona como te prometimos, te devolvemos ese primer pago.

Cancelación y terminación

6.1Sin permanencia ni multas. Cancelas cuando quieras desde tu cuenta o escribiéndonos; el servicio sigue hasta el final del ciclo que ya pagaste.

6.2Podemos terminar el servicio si incumples estos términos, lo usas de forma ilegal o pones en riesgo la cuenta de Meta. Si se puede corregir, te damos 5 días para hacerlo.

6.3Al terminar, tienes 30 días para exportar tu información. Después se elimina según la sección 7.

Tus datos y privacidad

7.1Tú eres responsable del tratamiento de los datos de tus Contactos y ZIFRO actúa como encargado: los procesa en tu nombre para prestarte el servicio. De los datos de tu cuenta y facturación, ZIFRO es responsable. Cumplimos la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

7.2No vendemos datos ni usamos tus conversaciones para entrenar modelos de terceros. Usamos proveedores de nube e IA bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad, con cifrado y control de accesos. Meta procesa los mensajes de WhatsApp según sus propias políticas.

7.3Debes contar con la autorización de tus Contactos para que una IA procese sus mensajes. Ellos y tú pueden conocer, actualizar, rectificar o pedir la supresión de sus datos en legal@zifro.co: respondemos consultas en 10 días hábiles y reclamos en 15.

Ziff y Recordatorios

8.1Ziff se une a las llamadas de Meet, Zoom o Teams que le indiques, toma notas, transcribe y genera resumen, decisiones y pendientes. ZIFRO no está afiliado ni respaldado por Google, Zoom ni Microsoft.

8.2El asistente de recordatorios anota lo que le dices por texto o audio, te lo recuerda y, si se lo pides, escribe a tu equipo y a tus clientes por ti. Revisa lo que envía en tu nombre: tú respondes por esos mensajes.

8.3Los resúmenes y recordatorios pueden tener errores y su entrega depende de WhatsApp y de la conexión. No los uses para emergencias, salud o seguridad.

Propiedad, disponibilidad y responsabilidad

9.1ZIFRO conserva los derechos sobre la plataforma, el código, la marca y los modelos, y te da una licencia limitada para usarlos mientras tengas plan activo. Lo tuyo (marca, precios, textos, archivos y conversaciones) es tuyo, y solo lo procesamos para prestarte el servicio.

9.2Buscamos una disponibilidad mensual de 99,5 %, sin contar mantenimientos avisados ni fallas de Meta, WhatsApp o proveedores de nube. Soporte por WhatsApp y correo, de lunes a viernes de 8:00 a. m. a 6:00 p. m. (hora de Colombia).

9.3No garantizamos resultados comerciales como ventas o citas. No respondemos por daños indirectos, lucro cesante ni decisiones de Meta (bloqueos, límites o tarifas). Nuestra responsabilidad total se limita a lo que pagaste a ZIFRO en los 3 meses anteriores al hecho, salvo dolo, culpa grave o lo que la ley no permita limitar.

Casos reales: cómo se aplican las reglas

10.1Estas son las situaciones que más nos consultan. Cada una muestra qué dice el contrato, qué haces tú y qué hacemos nosotros. Si tu caso no está aquí, escríbenos: lo revisamos con nombre y apellido.

Preguntas que nos hacen seguido

11.1Respuestas cortas para las dudas que no deberían necesitar un abogado. Si tu pregunta no está, escríbenos y la respondemos como persona.

Cambios, ley aplicable y contacto

12.1Podemos actualizar estos términos. Publicamos la versión nueva aquí, con fecha, y si el cambio es importante te avisamos al menos 15 días antes. Si sigues usando el servicio, los aceptas; si no, puedes cancelar sin costo.

12.2Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Antes de cualquier acción, nos escribes y buscamos resolverlo directamente durante 30 días; si no hay acuerdo, acudimos a conciliación y, de ser necesario, a los jueces competentes en Colombia.

12.3Si una parte de estos términos no se puede aplicar, el resto sigue vigente. No puedes ceder tu contrato sin autorización escrita de ZIFRO.